Vertragsmanagement

Die Anzahl der von einem Unternehmen geschlossenen Verträge ist mit zunehmender Größe und Mitarbeiterzahl kaum zu überblicken. Dienstleistungs-, Miet-, Leasing-, Personal-, Darlehens-, Immobilien-, Versicherungs- und Kfz-Verträge – nur eine IT-basierte, zentrale Verwaltung, Archivierung und Kontrolle der Dokumente ermöglicht zielgerichtetes unternehmerisches Handeln.

 

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Vertragsmanagement bei Ihnen vor Ort unter Nutzung Ihrer bestehenden Infrastruktur. Alternativ bieten wir Ihnen unsere Dienstleistung ausgelagert in unserer Geschäftsstelle in der Hamburger Poststraße an, wo uns uns ein hoch professionelles und effektives Equipment sowie eine umfangreiche Softwareausstattung zur Verfügung stehen. Nutzen Sie dieses Potenzial und lagern Sie Ihr Vertragsmanagement komplett aus.

 

Unser Leistungsangebot besteht unter anderen aus folgenden Komponenten:

 

• Strukturierung
  Für eine effiziente Vertragsverwaltung ist zunächst die Entwicklung einer sinnvollen Struktur samt Kategorisierung erforderlich. Außerdem ist zu definieren, welche Art von Verträgen für wen zugänglich ist und auf welchen Wegen dieser Zugang erfolgen kann.
   
• Ablage und Aufbewahrung
  Einerseits müssen viele Verträge für unterschiedliche Abteilungen zugänglich sein und befinden sich in regelmäßiger Einsicht. Andererseits gibt es viele Verträge die über Jahrzehnte aufbewahrt und geschützt werden müssen. Hier für ist eine professionelles Ablagesystem und ein ausgefeiltes Dokumentenmanagement erforderlich.
   
• Revisionssichere digitale Archivierung
  Wir digitalisieren Ihre Verträge und stellen diese über Ihr eigenes oder über unser Dokumentenmanagementsystem sicher und diskret zur Verfügung. Wir gewährleisten Revisionssicherheit und erfüllen sämtliche Aufbewahrungspflichten für Sie.
   
• Verwaltung & Koordination
  Viele Verträge bedürfen einer regelmäßigen Überprüfung und sind an bestimmte Kriterien gebunden. Wir verwalten für Sie diese inhaltlichen Überprüfungen und erkennen z. B. Vertragsdopplungen. Selbstverständlich halten wir auch vertragliche Entwicklungen, z. B. in Bezug auf Preise und andere Kennzahlen für Sie nach.
   
• Fristenmanagement
  Wir sorgen nicht nur dafür, dass keine Kündigungsfristen übersehen werden können, sondern sind auch bedacht, Vertragsabläufe zu harmonisieren, um die Verwaltung zu vereinfachen und die Flexibilität für Anbieterwechsel u. ä. zu erhöhen.
   

 

Lassen Sie uns in einem gemeinsamen Gespräch herausfinden, in welchen Bereichen wir Sie sinnvoll unterstützen können.